Modelo 145: comunicación de datos al pagador IRPF

Modelo 145: comunicación de datos al pagador IRPF

El Modelo 145 es un formulario de la Agencia Tributaria que sirve para comunicar tus datos personales y familiares a tu empresa o pagador, con el objetivo de que calcule correctamente las retenciones del IRPF en tu nómina. Rellenarlo adecuadamente es fundamental para evitar sorpresas en la declaración de la renta, ya sea porque te retienen de más (menos dinero cada mes) o de menos (tendrás que pagar al hacer la declaración).

Qué es el modelo 145

El Modelo 145, oficialmente denominado “Comunicación de datos al pagador (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. Retenciones sobre rendimientos del trabajo)”, es un documento mediante el cual el trabajador informa a su empresa de su situación personal y familiar para que esta pueda aplicar correctamente el porcentaje de retención del IRPF en la nómina.

No es una declaración fiscal en sí misma ni se presenta ante Hacienda. Es un documento interno entre el trabajador y la empresa (el pagador). Sin embargo, la empresa está obligada a conservarlo y ponerlo a disposición de la Agencia Tributaria si esta lo solicita.

Cuándo hay que presentar el modelo 145

Al incorporarte a un nuevo empleo

Es obligatorio entregar el Modelo 145 al inicio de una nueva relación laboral. La empresa lo necesita para calcular tus retenciones desde la primera nómina.

Cuando cambia tu situación personal o familiar

Debes comunicar cualquier cambio que afecte al cálculo de tus retenciones en un plazo de 10 días desde que se produzca. Los cambios más habituales son:

• Matrimonio o divorcio/separación.
• Nacimiento o adopción de hijos.
• Un hijo cumple 25 años o empieza a obtener rentas superiores a 8.000 euros anuales.
• Obtención de un grado de discapacidad (propia o de un familiar).
• Cambio en la situación familiar: Pasar de tributación conjunta a individual o viceversa.
• Pago de pensión compensatoria o anualidades por alimentos.
• Cambio de residencia a otra comunidad autónoma.
• Adquisición de vivienda habitual con hipoteca anterior a 2013 (deducción por inversión en vivienda).

A principio de año (si la empresa lo solicita)

Algunas empresas piden a todos los empleados que rellenen un nuevo Modelo 145 a principio de cada ejercicio fiscal para confirmar o actualizar sus datos.

Cómo rellenar el modelo 145 paso a paso

Apartado 1: datos del perceptor

• NIF y nombre completo: Tus datos identificativos.

• Año de nacimiento: Necesario para determinar si eres mayor de 65 años (lo que afecta a las retenciones).

• Situación familiar: Debes marcar una de las tres opciones:

  • 1. Soltero/a, viudo/a, divorciado/a o separado/a legalmente con hijos menores de 18 años o incapacitados que convivan exclusivamente contigo (familia monoparental).
  • 2. Casado/a y no separado/a legalmente cuyo cónyuge no obtiene rentas superiores a 1.500 euros anuales (excluidas las exentas).
  • 3. Resto de situaciones: Solteros sin hijos, casados cuyo cónyuge sí trabaja, etc.

• Discapacidad: Indica tu grado de discapacidad si lo tienes reconocido (entre 33% y 65%, o igual o superior al 65%). También si necesitas ayuda de terceras personas o tienes movilidad reducida.

• Movilidad geográfica: Marca esta casilla si has aceptado un puesto de trabajo en un municipio distinto al de tu residencia habitual, siempre que hayas estado inscrito previamente como demandante de empleo.

• Prolongación de la actividad laboral: Para trabajadores mayores de 65 años que continúan en activo.

Apartado 2: hijos y otros descendientes

Indica los hijos menores de 25 años (o mayores con discapacidad) que convivan contigo y que no obtengan rentas superiores a 8.000 euros anuales ni presenten declaración individual con rentas superiores a 1.800 euros.

Para cada descendiente, indica:

• Año de nacimiento.
• Si tiene discapacidad y el grado.
• Si es adoptado o acogido (y desde qué fecha).
• Si computa por entero (solo convive contigo) o al 50% (convive con ambos progenitores que hacen declaración separada).

Apartado 3: ascendientes

Indica los ascendientes mayores de 65 años (o menores de 65 con discapacidad) que convivan contigo al menos la mitad del año y que no obtengan rentas superiores a 8.000 euros anuales.

Apartado 4: pensiones compensatorias y anualidades por alimentos

Si pagas pensión compensatoria a tu excónyuge o anualidades por alimentos a tus hijos por decisión judicial, indica el importe anual. Esto reduce la base de retención.

Apartado 5: deducción por inversión en vivienda habitual

Solo aplicable si adquiriste tu vivienda habitual antes del 1 de enero de 2013, estás pagando la hipoteca y tus retribuciones íntegras anuales de trabajo son inferiores a 33.007,20 euros. Marca la casilla correspondiente si tu situación cumple los requisitos. Esto minora el tipo de retención.

Fecha y firma

El formulario se cierra con la fecha y la firma del trabajador (y el acuse de recibo que cumplimenta la empresa). Recuerda que estás declarando bajo tu responsabilidad que los datos son correctos. Datos falsos pueden tener consecuencias fiscales.

Qué ocurre si no entregas el modelo 145

Si no comunicas tus datos al pagador:

• La empresa aplicará el tipo de retención máximo por defecto correspondiente a tu sueldo, sin tener en cuenta tus circunstancias personales.
• Esto significa que te retendrán de más cada mes, aunque luego lo recuperes en la declaración de la renta.
• Pierdes liquidez mensual innecesariamente.

Si comunicas datos falsos para pagar menos retenciones:

• Tendrás que pagar la diferencia al hacer la declaración de la renta, posiblemente con recargos.
• Hacienda puede considerarlo una infracción tributaria sancionable.
• La responsabilidad es exclusivamente del trabajador, no de la empresa.

Dónde obtener el modelo 145

Puedes descargar el Modelo 145 en formato PDF desde la página web de la Agencia Tributaria (www.agenciatributaria.es). Busca en el apartado de modelos y formularios. También lo puedes solicitar directamente a tu empresa, que normalmente dispone de copias.

Ejemplos prácticos

Ejemplo 1: persona soltera sin hijos

María, 30 años, soltera, sin hijos, sin discapacidad, sin hipoteca anterior a 2013. Marcará la situación familiar 3 y dejará en blanco los apartados de descendientes y ascendientes.

Ejemplo 2: persona casada con hijos

Pedro, 40 años, casado, cuya esposa trabaja y gana más de 1.500 euros al año. Tienen dos hijos de 5 y 8 años. Pedro marcará la situación familiar 3 (porque su cónyuge sí obtiene rentas), e indicará a sus dos hijos al 50% (porque conviven con ambos progenitores).

Ejemplo 3: familia monoparental

Laura, 38 años, divorciada, con un hijo de 10 años que convive exclusivamente con ella. Marcará la situación familiar 1 e incluirá a su hijo computando al 100%.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que presentar el modelo 145 cada año?

No es obligatorio presentarlo cada año si tu situación no ha cambiado. Sin embargo, muchas empresas lo solicitan anualmente para actualizar datos. Si hay cambios, debes comunicarlos en un plazo de 10 días.

¿Qué pasa si tengo dos pagadores?

Debes entregar un Modelo 145 a cada pagador. Ten en cuenta que tener dos pagadores puede afectar a tu obligación de declarar y al tipo de retención, especialmente si el segundo pagador te aplica un tipo de retención bajo.

¿Puedo pedir a mi empresa que me retenga más de lo que me corresponde?

Sí. Puedes solicitar voluntariamente un tipo de retención superior al mínimo que te corresponde. Esto es útil si tienes otros ingresos no sujetos a retención y quieres evitar tener que pagar en la declaración. Se comunica mediante una solicitud adicional al Modelo 145.

¿El modelo 145 se presenta ante Hacienda?

No. El Modelo 145 es un documento interno entre trabajador y empresa. No se presenta ante la Agencia Tributaria, aunque la empresa debe conservarlo y tenerlo disponible ante posibles requerimientos.

Si soy autónomo, ¿necesito el modelo 145?

No. El Modelo 145 es exclusivo para trabajadores por cuenta ajena y pensionistas. Los autónomos gestionan sus retenciones a través de otros mecanismos (modelo 130, facturas con retención, etc.).

Consejos finales

• Revisa tu situación cada año y actualiza el Modelo 145 si hay cambios.
• Utiliza el simulador de retenciones de la AEAT (Renta Web) para comprobar si el porcentaje que te aplican es correcto.
• Conserva una copia de todos los Modelos 145 que entregues a tu empresa.
• Ante cualquier duda, consulta con un asesor fiscal o contacta con la Agencia Tributaria.